Prieš 3 mėnesius ir anksčiau
Užrašykite renginio tikslą vienu sakiniu Nustatykite biudžeto ribą ir rezervą nenumatytiems atvejams Apskaičiuokite apytikslį svečių skaičių Pasirinkite dvi galimas datas Patikrinkite, ar data nesutampa su valstybinėmis šventėmis Išsirinkite regioną ir vietos tipą Apžiūrėkite bent dvi vietas Rezervuokite vietą ir gaukite rašytinį patvirtinimą Išsiaiškinkite vietos taisykles: muzika, dekoras, laikas Išsiųskite „įsidėmėkite datą“ pranešimą svečiams
Prieš 2 mėnesius
Užsakykite vedėją ir muzikantus ar DJ Užsakykite fotografą ar vaizdo operatorių Pasirinkite maitinimo partnerį ir patiekimo būdą Suderinkite techniką: garsas, šviesa, ekranai Užsakykite nakvynę svečiams, jei reikia Suplanuokite transportą ir parkavimą Parenkite dekoro koncepciją Išsiųskite kvietimus su registracijos terminu Numatykite atsarginį planą blogam orui Pasitikrinkite, ar renginiui reikia leidimų
Prieš mėnesį
Surinkite dietinius poreikius ir alergijas Patvirtinkite valgiaraštį Sudarykite pirmąjį laiko planą Suderinkite programos eigą su vedėju Parenkite sodinimo planą Užsakykite spaudą: vardinius ženklelius, nuorodas, meniu korteles Suderinkite tiekėjų atvykimo ir išvykimo laiką Patikrinkite sutarčių atšaukimo sąlygas Paskirkite atsakingą asmenį iš savo pusės Informuokite svečius apie fotografavimą renginyje
Paskutinė savaitė
Patvirtinkite galutinį svečių skaičių Išsiųskite galutinį laiko planą visiems tiekėjams Sudarykite tiekėjų kontaktų sąrašą Patikrinkite pristatymus ir failus ekranams Paruoškite kalbas ir sveikinimus Patikrinkite orų prognozę ir atsarginį planą Supakuokite smulkmenas: juostelę, žirkles, ilgintuvus Išsiųskite svečiams atvykimo informaciją Suderinkite atsiskaitymo būdą renginio dieną Pasiruoškite pinigus arbatpinigiams, jei jie numatyti
Renginio diena
Atvykite anksčiau nei pirmasis tiekėjas Patikrinkite garsą, mikrofonus ir ekranus Patikrinkite sodinimo planą ir vardines korteles Pasitikrinkite evakuacinius išėjimus ir pirmosios pagalbos vietą Laikykitės laiko plano ir pažymėkite nukrypimus Po renginio patikrinkite, ar niekas nepaliko daiktų Pasirašykite tiekėjų darbų priėmimo dokumentus Užsirašykite, ką kitą kartą darytumėte kitaip Padėkokite svečiams per kitą darbo dieną Suveskite galutines išlaidas pagal biudžetą