Vienas kontaktas
Nuo pirmo laiško iki sąskaitos su jumis bendrauja tas pats žmogus.
Kaip dirbame
Renginys susideda iš daugybės smulkių susitarimų. Mūsų darbas — kad nė vienas iš jų nepasimestų tarp laiškų ir skambučių.
-
1
Užklausa 1–2 darbo dienos
Parašote datą, svečių skaičių ir renginio pobūdį. Susisiekiame su patikslinančiais klausimais.
Jei dar nežinote tikslios datos ar vietos, tai normalu. Pirmame pokalbyje išsiaiškiname tikslą, auditoriją, biudžeto ribas ir tai, ko norite tikrai išvengti.
-
2
Pasiūlymas per savaitę
Gaunate išskaidytą pasiūlymą: kiekviena paslauga su aprašu ir kaina. Galite išbraukti ar pridėti eilutes.
Pasiūlyme nurodome, kas įskaičiuota, o kas ne — pavyzdžiui, transporto ar nakvynės išlaidos. Jei vieta dar neparinkta, pateikiame dvi ar tris alternatyvas su skirtumais.
-
3
Sutartis pasirinkus
Patvirtinus pasiūlymą pasirašome sutartį ir sumokamas avansas. Tada rezervuojame vietą ir tiekėjus.
Sutartyje įrašome apimtį, datą, kainą, avanso dydį, atšaukimo sąlygas ir kontaktinius asmenis iš abiejų pusių.
-
4
Pasiruošimas iki renginio
Deriname detales, tvirtiname svečių skaičių, sudarome laiko planą ir vietos schemą.
Paskutinę savaitę atsiunčiame galutinį laiko planą, tiekėjų kontaktų sąrašą ir vietos schemą. Jei reikia, apžiūrime vietą kartu.
-
5
Renginio diena nuo atvykimo iki išvykimo
Koordinatorius vietoje nuo pirmo tiekėjo atvykimo iki paskutinio išvykimo. Jūs būnate su svečiais.
Po renginio suvedame galutines sąskaitas pagal faktinį svečių skaičių ir perduodame nuotraukas ar įrašus, jei jie buvo užsakyti.
Kas jūsų, o kas mūsų
Jūsų sprendimai
- Renginio tikslas ir tonas
- Biudžeto riba
- Svečių sąrašas ir kvietimai
- Galutinis valgiaraščio ir programos patvirtinimas
- Asmeniniai elementai: kalbos, sveikinimai, staigmenos
Mūsų darbas
- Vietos paieška, apžiūra ir rezervacija
- Tiekėjų paieška, derinimas ir sutartys
- Laiko planas ir vietos schema
- Koordinavimas renginio dieną
- Galutinis sąskaitų suvedimas
Principai
Jokių paslėptų eilučių
Kas neįrašyta pasiūlyme, to neapmokestiname be jūsų rašytinio sutikimo.
Faktinis skaičius
Maitinimą skaičiuojame pagal galutinį patvirtintą svečių skaičių, o ne pagal pradinį įvertį.
Ko neteikiame
Kad nebūtų netikėtumų, iš karto sakome, ko nedarome:
- Neturime savo salės, todėl vietą renkamės pagal renginį, o ne pagal tai, kurią erdvę reikia užpildyti.
- Neparduodame bilietų ir neorganizuojame viešų mokamų koncertų.
- Neteikiame apsaugos paslaugų patys — jas užsakome licencijuotose įmonėse, jei to reikia.
- Neteikiame renginio draudimo, bet patariame, kur kreiptis.
Turite datą ar bent mėnesį?
To užtenka pradžiai. Parašykite, kokio renginio norite ir kiek bus svečių — atsakysime klausimais ir pirmuoju pasiūlymu.